Nachbereitung

Wir haben uns als Einladene des Bibcamp abschließend zu einer Nachbereitung getroffen und folgende Lessons learned gezogen. Wir hoffen, dass sie für weitere Bibcamps und ähnliche Veranstaltungen - beispielsweise regionale Barcamps zu anderen bibliothekarischen Themen als die Bibliothek 2.0 - einige Hilfestellungen bieten können.

 

Vorbereitung

• Wichtig sind regelmäßige persönliche Treffen, nicht nur die Onlinekommunikation.
• Jemand muss sich für den Anfang verantwortlich fühlen und die ersten Treffen explizit zum Barcamp einberufen. Andere Treffen, Stammtische etc. sind dafür nicht wirklich geeignet.
• Notwendig ist die Festlegung und Übernahme von persönlichen Zuständigkeiten. Aufgabenbereiche, die gemacht werden müssen, sollten relativ früh grob formuliert werden.
• Zur Größe der Organisationsgruppe: rund 10 Menschen haben sich bewährt. Es muss muss darauf geachtet, dass nicht zu viele Menschen temporär und vollständig ausfallen.
• Die Protokollierung und Moderation der Arbeitstreffen muss strukturiert werden. Ohne verlaufen sie sich zu sehr.
• Zeit für die Organisation: ungefähr ein halbes Jahr war ausreichend, obwohl wir am Anfang einige Zeit viel in der Schwebe gehalten haben. Dafür war es am Anfang auch nötig, sich untereinander kennen zu lernen. Zum Kennenlernen sind „neutrale Orte“ (z.B. Cafes) gut, zum produktiven Arbeiter eher private Räume.
• Das Catering, Getränke, Technik – wenn nicht in den Veranstaltungsräumen vorhanden – muss mindestens einen Monat vorher bestellt sein, die jeweiligen Firmen haben immer Vorlaufzeiten. D.h. es muss bis dahin klar sein, wo man was bestellen kann. Auf den letzten Drücker findet man nicht das bestmögliche Angebot.
• Vorher muss mindestens einmal vollständig der Ablauf der Veranstaltung von allen Organisierenden durchgespielt werden, damit allen klar ist, wann was vorgesehen ist.
• Eine wichtige Rolle spielt die Vorstellungsrunde am ersten Tag, auf der sich Menschen selber und die Themen, die sie anbieten wollen, präsentieren. Es sollte allen klar sein, wie diese Vorstellung ablaufen soll und wie aus den Themenvorschlägen Veranstaltungen werden. Hierzu gibt es verschiedene Modelle, auf die man sich vor der Veranstaltung einigen kann. Zur Not kann man auch mit den Anwesenden über den Ablauf beraten oder zwischen mehreren Modellen abstimmen lassen. Es ist zumindest nötig, dass transparent wird, wie die Workshops zustande kommen und auf die verfügbaren Räume und Zeiten verteilt werden.
• Eine Erinnerungsmail kurz vor der Veranstaltung an alle Menschen, die sich angemeldet haben, hat sich bewährt. Hier können noch einmal Informationen zur Anfahrt, Unterkunft und Besonderheiten vor Ort – z.B. Software für den Zugang zum WLAN – geschildert werden.
• Es ist absolut zu empfehlen, sich nicht nur auf Bibliothekarinnen / Bibliothekare zu konzentrieren, sondern explizit auch andere Kreise anzusprechen. Die Teilnahme von anderen Interessierten (hauptsächlich aus der Informatik und dem pädagogischen Bereich) hat das Bibcamp sehr bereichert.
• Werbung möglichst früh und viel: mindestens zwei Monate vorher muss damit begonnen werden, Informationen zu streuen. Dazu muss noch viel früher ein Plan formuliert werden, wo und wie geworben wird. Dies gilt auch für die bibliothekarische und nicht-bibliothekarische Presse. Außerdem sollte kurz vor der Veranstaltung noch einmal eine größere Informationsverschickung stattfinden.
• Der social event am ersten Tag ist wichtig für die gesamte Veranstaltung. Aber bei uns hat die Party am ersten Tag nicht wirklich als Party funktioniert, sondern eher als Stehveranstaltung draußen.

 

Sponsoring

• Nicht einfach anfragen, sondern vorher ein Konzept für mögliche Sponsoren formulieren. („Etwas in der Hand haben.“) Vorhaben schildern, auf erfolgreiche Vorgängerveranstaltungen verweisen (insbesondere das Bibcamp 2008 in Potsdam und Berlin).
• Posten festlegen (z.B. Getränke für einen Tag, die Kosten für die Promotion etc.), die mit klaren Summen und Möglichkeiten (d.h. was „bekommt“ der Sponsor für die Übernahme des Postens – wie groß sind die Logos, wo kommen sie hin etc.) ausgeschrieben sind. Selber sollte man versuchen, kein Geld in die Hand zu nehmen, sondern die Rechnungen an die Firmen schicken zu lassen. Selber mit Geld hantieren, bedeutet viel Stress und eine andere rechtliche Körperschaft (z.B. Verein).
• Als Posten sollten auch Sachleistungen möglich sein.
• Sinnvoll ist es, bei potentiellen Sponsoren Kontaktpersonen persönliche Ansprechpartner/Ansprechpartnerinnen zu finden (z.B. bei anderen größeren Veranstaltungen) und über diese an die Einrichtungen und Firmen herantreten.

 

Räume

• WLAN einige Tage vorher testen und bei Problemen, diese lösen, bevor die Veranstaltung beginnt. Teilweise muss auch weit vorher geklärt werden, wie der WLAN-Zugang sicherzustellen ist, da dies bei einigen Einrichtungen offenbar sehr umständlich geregelt ist.
• Wir waren am Freitag in der Fachhochschule Potsdam und am Samstag in der Humboldt-Universität. Die Erfahrung war ambivalent: einige Menschen fanden die Räume an zwei Orten – auch wegen der unterschiedlichen Atmosphäre – sehr gut, einige wollten lieber einen Ort für beide Tage haben.
• Unser Fehler bei der Begrüßung und Vorstellungsrunde: wir hatten die an sich flexiblen Stühle zu frontal aufgestellt, was als zu unflexibel wahrgenommen wurde. Die Leute wollen ihren eigenen Raum gestalten, immerhin ist es ein Barcamp.

 

Durchführung

• Das Problem mit dem richtigen Zeitpunkt stellt sich immer. Wir hatten Freitag / Samstag gewählt, aber es gab auch Meinungen, die andere Tage bevorzugt hätten.
• Positiv wurde die Möglichkeit zu direkten Rückmeldungen in den Veranstaltungen hervorgehoben.
• Für die Workshops waren einzelne Räume gut, für die Vorstellungsrunde am ersten Tag der große, offene und flexible (ohne festes Mobiliar) Raum, den wir zur Verfügung hatten.
• Gut wäre gewesen, noch einmal vor den Workshops darauf hinzuweisen, welche Veranstaltungsformen es geben kann, damit nicht nur Vorträge gemacht werden. Immerhin ist es ein Barcamp.
• Die Slide-Karaoke hat gut funktioniert, solche eher spaßigen Veranstaltungsteile sind offenbar in einem gewissen Rahmen zu empfehlen.
• Während der Veranstaltung sollten man auf einen gewissen Fluss achten, das heißt nicht so große Lücken zwischen den Veranstaltungsteilen entstehen lassen, dass die Leute fortgehen, aber immer noch so flexibel bleiben, dass die Besucherinnen und Besucher genügend Zeit zum socialisen hat.
• Zur Moderation der gemeinsamen Veranstaltungsteile (Begrüßung, Vorstellungsrunde, gemeinsame Runden, Abschlussveranstaltungen): wir hatten eine Person für die gesamte Moderation, das war okay. Wir denken aber jetzt, dass zwei Menschen besser sind, da sich diese dann ablösen und anders an der Veranstaltung partizipieren können.
• Eine Anregung von uns wäre, zu überlegen, wie man eventuell am Ende zu mehr über die Veranstaltung selber hinausgehende Ergebnisse / Projekte kommen kann. Diese sollten motiviert, aber auch nicht erzwungen werden.
• Und immer wieder daran denken: Flexibel bleiben und den Teilnehmenden die Freiheit lassen, Dinge umzustoßen. Die Veranstaltung ist ein Barcamp und dieses lebt von kollaborativen Entscheidungen und Arbeitsweisen.
• Leute ruhig stärker in Arbeit vor Ort einbinden [Tragen, Putzen etc.], bzw. signalisieren, dass es erwünscht ist. Hilfsbereit sind alle, es ist nur die Frage, wer den Überblick hat.
• Suppen waren als Essen super. Mindestens eine vegetarische war gut, vegan wäre noch etwas besser gewesen. Gut war unter anderem, dass die Suppen für uns relativ einfach zu handhaben waren.
• Zur Größe des Bibcamp: rund 70 Besuchende war eine super Arbeitsgröße, etwas mehr wäre auch tragbar gewesen, so ungefähr bis zu 100. Bei mehr hätten wir Bedenken, ob das Bibcamp so funktioniert hätte, wie es funktioniert hat.
• Ein Hinweis: man kann den Leute vorschlagen, zu große Workshop-Gruppen zu splitten. Außerdem ist es gut, einen „Springerraum“ für solche gesplitteten Gruppen oder Workshops, die sich noch ergeben, frei zu lassen.
• Wichtig erscheint uns, Kommunikationsbereiche schaffen, beispielsweise Cafes.
• Abschließend haben wir uns gefragt, ob der zeitweise Stress, der aufkam, zu vermeiden gewesen wäre oder  ob er ein Ergebniss der offenen Arbeitsweise des Bibcamp war. Wir sind allerdings zu dem Schluss gekommen, das ähnlicher und oft auch größerer Stress auch auf anderen, durchorganisierteren Veranstaltung auftritt. Letztlich wurde die auftauchenden Probleme auf dem Bibcamp auch sehr kooperativ und jeweils schnell gelöst.

 

Wiki / Kommunikation

• Das von uns benutzte Wiki vor eine guter Anfang für die Kommunikation vor und nach dem Bibcamp, aber an sich als System für unsere Bedürfnisse auch nicht das Bestmöglichste. Tipp: vorher definieren, welche Funktionen von einem solchen System benötigt werden (z.B. mehr Socialnetworking ermöglichen, Mail an alle, Mail an das Orgateam, einfache Einbindung von Dokumenten)
• Das gleiche gilt für die elektronische Kommunikation innerhalb des Orgateams. Nötig ist eine System, bei dem einfach per Mail kommuniziert und diskutiert werden, gleichzeitig Dokumente hinterlegt und bearbeitet werden können. (Projektmanagementsysteme)
• Offenbar muss bei einem Wiki immer jemand den Anfang machen und beginnen, es mit Inhalt zu füllen, damit es als Kommunikationswerkzeug genutzt wird. Das scheint offenbar auch eine Aufgabe des Orgateams zu sein. Wir haben es zu spät gefüllt.

 

 

Getränke

Als Orientierung: wir hatten mit bis zu 100 Personen kalkuliert und folgende Bestellung (auf Kommission, inklusive Anlieferung und Abholung) aufgegeben.

Weißwein trocken, Kiste (12 x 1): 4x

Rotwein halbtrocken,Kiste (12 x 1): 4x

Bier, Kiste (20 x 0,5): 8x

Bionade, Kiste (24 x 0,33) 4 Sorten: 8x

Cola Afri, Kiste (24 x 0,2): 4x

Wasser mit Kohlensäure, Kiste (12 x 1): 8x

Wasser still, Kiste (12 x 1): 8x

Wasser (kleine Flaschen), Kiste (12 x 0,5): 10x

Saft A, Kiste (6 x 1): 12

Saft O, Kiste (6 x 1): 12

Kühlschrank: 1x (Ein Kühlschrank kann eigentlich überall mitbestellt werden und muss nicht privat herangeschafft werden. Allerdings kostet die An- und Ablieferung zumeist extra.)

 

Am Ende war das zu viel Bier und viel zu viel Wein, Wasser und Saft. Dafür war die Cola schon am ersten Tag alle. Kaffee wurde immer wieder gewünscht, aber der ist ziemlich teuer und ist zumeist nicht bei Getränkelieferfirmen zu bestellen. Außerdem ist einzuplanen, dass die meisten Firmen nicht am Sonntag abholen. Das gilt für das Geschirr ebenso.