Ideenmanagement

BibCamp 2011 in Hamburg am 12.03.2011, Session C

Moderation: Regina Schmidt, Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliche Zweigbibliothek (WSZB) der UB Erlangen-Nürnberg

Stand der Dokumentation: 29.03.2011 (bearbeitet von Eva, Hanna und Regina)

Zur Einführung stellt die Moderatorin die Ausgangslage in der UB Erlangen-Nürnberg kurz vor und leitet danach in die Diskussion über, die sich mit den unterschiedlichen Formen und Voraussetzungen für ein funktionierendes Ideenmanagement befasst. Einen großen Teil nimmt auch die Frage nach den Möglichkeiten zur Motivation der Mitarbeiter ein.

Die UB Erlangen-Nürnberg hat eine Arbeitsgruppe Innovation ins Leben gerufen, die sich z.B. auch um das Ideenmanagement innerhalb der Bibliothek kümmert. Ein Ziel ist, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern anzuregen.

Die Arbeitsgruppe besteht aus sieben Personen, Vorsitzender der AG ist der Vizedirektor der UB.

Wolfram Seidler berichtet aus der UB Wien: hier hat sich das Ideenmanagement aus einem Strategieentwicklungsprozess verselbständigt. Mit dieser Verselbständigung ist auch die Einrichtung einer Stabsstelle Innovation verbunden. ==> http://bibliothek.univie.ac.at/organo1.html

Man muss sich die unterschiedliche Motivation der Beteiligten vor Augen führen: Für die Direktion ist relevant, was an Ideen unter den Arbeitnehmern vorhanden ist und die UB voranbringen kann. Für die teilnehmenden Mitarbeitern ist das Ideenmanagement per se (und die Umsetzung der Ideen) vorrangige Motivation.

Seit ungefähr einem Vierteljahr werden Ideen in einer Datenbank gesammelt, das weitere Vorgehen und die Umsetzung dokumentiert.

Da Ideenmanagement stark von den einzelnen Personen abhängt, bedauert die AG den Weggang des Vizedirektors der UB Wien sehr.

Julia Bergmann, Zukunftswerkstatt, berichtet über einige youtube-Videos zur Rezeption und Adaption der Google-Innovations-Philosophie – hier in Kürze die zentralen Thesen:

• Freiraum: 20% der Zeit kann ich machen was ich möchte (Arbeitszeit für daraus eventuell entstehende AGs ist gewährleistet)

• Hohe Toleranz für Fehlschläge / Kultur des Scheiterns

• Prototyping / Einfach mal ausprobieren!

• Chaos gehört zum Konzept

• keine Hierarchie, sondern die beste Idee zählt

Olaf Eigenbrodt, UB Hamburg weist darauf hin, dass ein großer Bedarf unter den Mitarbeitern herrscht, ein Forum für den internen Ideenaustausch zur Bewältigung von Alltagsproblemen zu bekommen.

Wichtig ist die laufbahnübergreifende Zusammensetzung der Arbeitsgruppe.

Um alle mitzunehmen, bietet sich es sich an, mit einem Workshop (im besten Fall mit externer Moderation) zu starten – z.B. auch um zu klären, welche Methoden von den Mitarbeitern akzeptiert werden?

Auch die UB in Wien ist mit einem Workshop gestartet: vor ca. 2 Jahren haben ca. 280 von 450 Mitarbeitern teilgenommen. Hier kristallisierte sich heraus, dass Prototyping und Ideenmanagement nicht den Bereich der Technologie, sondern sehr viel interne Kommunikationswege und Organisationsstrukturen betreffen.

In der Ideen-Datenbank ist ca. ein Viertel der Mitarbeiter aktiv – sowohl mit Namensnennung als auch anonym.

Auch ein Ergebnis: um das „Dampfschiff“ UB Wien in Bewegung zu setzen braucht es viel Dampf, also viele und engagierte Mitstreiter auf allen Ebenen.

Aus Köln kam der berechtigte Hinweis, dass der Erfolg des Innovationsmanagements immer sehr abhängig von der Zusammensetzung des Kollegiums ist:

• Wie lange sind die einzelnen schon berufstätig?

• Welche Erfahrungen haben die Einzelnen bereits mit Innovationsmanagement?

• In der eigenen Bibliothek

• in anderen Einrichtungen?

• Wie ist die Altersstruktur?

• Wie verhält es sich bislang mit der Wertschätzung der Idee an sich?

Eine wichtige Grundvoraussetzung ist auch die Möglichkeit, Zeit investieren zu dürfen - ohne die Werthaltigkeit dieses Tuns gegenüber der Dienstellenleitung begründen zu müssen und ohne eine Erfolgs- & Ergebnisgarantie abgeben zu müssen.

Die Wiener Kollegen dürfen Prototypes in der Arbeitszeit weiterentwickeln.

Die Arbeit an derartigen Projekten wird von der Leitungsebene anerkannt – allerdings muss hier darauf geachtet werden, dass die Anerkennung nicht in Kontrolle und Erfolgsdruck (s.o. Kultur des Scheiterns) umschlägt.

In der UB Erlangen-Nürnberg wurde die Mitarbeit in der AG Innovation von der Direktion ausgeschrieben, ein Signal, dass die zu erwartende damit verbundene Arbeit geschätzt wird und Teil der Arbeitszeit ist.

Zur Sammlung der Ideen dient ein internes Blog mit anonymer Posting-Möglichkeit. Allerdings kann die Anonymität teilweise nicht gewährleistet werden, da oft der Vorschlag Rückschlüsse auf die Person zulässt. Das verhindert leider teilweise weiterhin kritische Vorschläge und Stellungnahmen.

Seit Beginn sind ca. 30 Ideen im Blog diskutiert worden – jetzt wird darüber nachgedacht, den Blog inhaltlich, z.B. mit Fortbildungsberichten, zu füllen, um den Blog nicht auf eine reine Ideen-&- Ergebnis-Dokumentation zu reduzieren.

Ideen aus dem Blog werden in der Abteilungsleitersitzung vorgestellt, die hierarchisch gesehen jederzeit die Möglichkeit hat, Ideen und Vorschläge abschlägig zu bescheiden. Die Arbeitsgruppe Innovation besitzt keine Handlungs- und Entscheidungshoheit.

Der berechtigte Einwand, dass damit ja das Ideenmanagement ad absurdum geführt werde, lässt sich ein wenig dadurch widerlegen, dass zumindest von oberster Ebene das Innovationsmanagement gewollt und gefördert wird – und sich vielleicht dieser Gedanke noch in die mittleren Entscheidungsebenen vorarbeiten muss.

Vorschläge, Ideen, Anregungen brauchen eine positive (und bekannte) Umgebung – der Wohlfühlfaktor ist also bei jeder Form der Ideensammlung (Blog, Datenbank) nicht zu unterschätzen.

Über die Wertschätzung aus der Leitungsebene hinaus, müssen die Beteiligten ermutigt werden aktiv zu werden – einerseits muss sichtbar werden dass Ideen umgesetzt werden. Am besten gibt es ein direktes Feedback an den/die Vorschlagenden.

Ideen brauchen Freiheit „Jeder Gedanke muss erlaubt sein!“

In Wien findet die Bewertung von Ideen z.B. über einen „I Like it“-Button statt, es gibt innerhalb der Datenbank auch eine Funktion, um zu signalisieren „ich möchte mitarbeiten“.

Insgesamt sind ca. 25-30 Personen an der Umsetzung der Ideen und Vorschläge tatsächlich aktiv beteiligt.

In Köln kommt zur Weihnachtszeit der Wunschbaum zum Einsatz, eine absolut niederschwellige Möglichkeit, Ideen und Vorschläge zu sammeln.

Nicht nur Ideenmanagement benennen – es muss auch Beschwerdemanagement geben dürfen.

Eine „Ideenkultur“ lebt davon, dass Ideen tatsächlich auch wahrgenommen und umgesetzt werden – nicht wie aus der SUB Göttingen berichtet wurde, wo die Finanzierung der Befragung und Ideensammlung im Jahr 2008 funktionierte, aber leider die Umsetzung bis heute aussteht.

Kurz angerissen wurde die Frage, ob manchmal der Ideen-Reifungsprozess in Kleingruppen vorangetrieben werden sollte.

Weitere Ideen:

• reale Pinnwand als Ergänzung
• Online-Mindmapping (damit hat die Zukunftswerkstatt gute Erfahrungen gemacht)
• studentische Hilfskräfte als Ideen-/ Erfahrungsgeber in UBs

Das Thema „Innovationen und Hierarchie bzw. Innovationen gegen Hierarchien“ würde leicht eine eigene Session füllen … eindeutig ist, dass je ausgeprägter die Hierarchie, desto weniger wird Innovation von unten geschehen.

Von der Frage ausgehend, ob ein Innovationsmanager notwendig ist, wie das Innovationsmanagement innerhalb einer Organisation verankert sein muss, kam die Sprache auch auf die Gefahr des Kompetenzgerangels unter den verschiedenen beteiligten Abteilungen, die eventuell Ideen oder Vorschläge als Eingriff in die eigene Kompetenz sehen.

Innovation kann nur funktionieren, wenn gewährleistet ist, dass innovative Menschen und deren Ideen tatsächlich aktiv werden können. Die Vorraussetzungen hierfür zu schaffen, ist eindeutig eine Leitungsaufgabe.

Tafelbild:

Formen? Voraussetzungen?

• Blog

• Datenbank

• Workshop (Openspace)

• Design / Zuhause fühlen

• Online Mindmapping

Motivation?

• Zeit (ideal: 20%)

• Organisationskultur / Feedbackkultur

• Prototyping / Chaos

• Wertschätzung

• Ermutigung

• Hospitation

• Manager notwendig??

Ideenranking?

Auswahl ==> Umsetzung