Sponsoring

• Vor dem Ansprechen möglicher Sponsoren sollte man relativ genau wissen, wofür man Geld braucht. Klare Zuständigkeiten sind wichtig, um die Sponsoren nicht mit wechselnden Ansprechpartnern zu konfrontieren (bei uns hat diese Zuständigkeit gewechselt, und es war nicht einfach, Ordnung in das aufgelaufene Informationschaos zu bringen).
• Man muss mit den Sponsoren vorab klären, ob sie das Geld vorab an einen der BibCamp-Organisatoren überweisen wollen oder ob sie direkt eine Rechnung übernehmen wollen. Wir hatten beide Varianten.
• Das Sponsoring-Komzept mit Silber-, Gold- und Platin-Sponsoring (500€, 1000€, 1500€)  haben wir von Potsdam(?) übernommen, man sollte eventuell vorher mal draufgucken und es an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
• Kein Geld in die Hand zu nehmen, wie von früheren BibCamps empfohlen, läßt sich kaum durchführen. Dies ist rechtzeitig bedenken und ordentliche Buchführung unabdingbar; am Ende dürfen keine Einnahmen übrig bleiben. Da das BibCamp keine juristische Person ist, muß einer der Organisatoren die Finanzen über ein persönliches Konto laufen lassen und daher die Verantwortung tragen (auch in steuerlicher Sicht).
• Die meisten Sponsoren brauchten für ihre Buchhaltung einen schriftlichen Nachweis über das Sponsoring, wir haben dafür eine Bescheinigung entworfen. Falls Interesse besteht, können nachfolgende BibCamp-Organisatoren gern bei uns anfragen, dann schicken wir das weiter.
• Wir haben schon frühzeitig angefangen, einen Kostenplan zu erstellen, in dem wir alle Einnahmen und Ausgaben (bzw. geschätzte Ausgaben) eingetragen haben. Das hilft sehr, um die Übersicht zu behalten. 
•  Vor dem Anwerben der Sponsoren einen Kostenplan erstellen; diesen den potenziellen Sponsoren vorlegen mit der Bitte, konkrete Posten zu übernehmen; das schafft mehr Übersicht und erlaubt auch, die meisten Zahlungen ohne den „Zwischenlauf“ über ein Organisatorenkonto zu erledigen. (Gr)

Marketing

• Vielleicht hätten wir uns an die folgenden beiden Ratschläge aus dem BarCamp-Leitfaden der Mixxt-Community halten sollen:

"Maßnahmen gegen das No-Show-Problem: * plane im Voraus eine No-Show-Rate ein und überbuche um ca. 25% am Samstag und bis zu 40% am Sonntag * öffne die Anmeldung erst 4 bis 6 Wochen vorher"

Wir hatten die No-Show-Rate unterschätzt. Etwa 20% der gebuchten Teilnahmer hatten schriftlich abgesagt, trotz Nachrückern auf der Warteliste sind weitere 20% nicht erschienen. Wir hatten aber nur 25% überbucht. Am Ende waren es dann 120 Teilnehmer, also genau die Zahl, die wir ursprünglich geplant hatten.

• Ich hoffe, daß das Marketing zukünftiger BibCamps besser an das vergangener anknüpfen kann. Insbesondere könnten Wiki, Blog und Twitter weitergeführt werden. Das sollte es zumindest ermöglichen, in kurzer Zeit und mit weniger Aufwand die Kern-Community zu erreichen.
• Für Gestaltung von Werbematerial (Postkarte, Flyer, Weblogos, BibCamp-Tasse) und sonstige graphische Gestaltung muss man viel Zeit einplanen. Umgang mit Vektorgraphik, DTP bis zur Vorbereitung von Dateien für den Farbdruck (Wahl des richtigen Farbraummodells, Konvertierungen etc.) wäre hilfreich; es erst aus dem Bedarf heraus zu lernen erfordert entsprechend mehr Zeit.

Sessions

• Vielleicht wären kürzere Sessions besser gewesen? BibCamp-Teilnehmer Sebastian Cario bloggt, daß er 60 Minuten als für BarCamps ungewöhnlich lang empfand und stattdessen 20 bis 30 Minuten erwartet hätte. Ich hätte, im nachhinein, 45 Minuten besser gefunden. In der Tat hätte das vielleicht zu einer besseren Fokussierung geführt, Quasi-Vorträge verhindert. Wenn eine Diskussion wirklich mal länger braucht setzt man sie später fort, ggf. sogar in einer weiteren Session. Nebenbei könnte das auch zu mehr Zeitslots, und damit mehr und deutlicher abgegrenzten Themen sowie weniger Parallveranstaltungen führen.
• Parallelveranstaltungen sind immer ein Problem bei Barcamps. Vielleicht hätten wir bei mehr größeren Räumen die Zahl der parallelelen Session auf 3-5 (statt maximal 8) reduzieren können. 
• Die Sessionplanung hat sehr gut funktioniert. Weder haben wir mehr als die vorgesehene Zeit dafür gebraucht, noch gab es unzufriedene Gesichter wegen nicht berücksichtigter Themen. Auch die Moderation der Sessions schien gut zu laufen. Beim nächsten BibCamp würde ich trotzdem die Aufgaben eines Session-Moderators (allen Teilnehmern die aktive Teilnahme ermöglichen) genauer erklären.
• Dale Askey schlug in der Abschlußdiskussion vor, eine oder mehrere Session-Slots als "Session-Roulette" anzulegen, d.h. es wird zugelost, wer welche Session besucht. Das könnte den Blick über den Tellerrand der eigenen Lieblingsthemen fördern.
• Eine irgendwie geartete Dokumentation der Sessions verpflichtend machen, möglichst parallel zur laufenden Session, so daß nicht teilnehmende die Sessions verfolgen können. 
• Twitter ist inzwischen allgegenwärtig, aber nicht wirklich gut zum Verfolgen einer Diskussion. Vielleicht gibt es 2011 ein besseres Microblogging-Tool, dass dann auch von allen Teilnehmern genutzt wird (FriendFeed, Google Wave, Facebook, ?). 
•  Auch mein Vorschlag wäre, sie Sessions zu kürzen (30, max. 45 min.); zu den schon erwähnten Vorteilen würde ich auch die Möglichkeit zählen, mehr Session nacheinander (statt parallel) anzubieten. (Gr) 
•  Ich finde den Vorschlag von Monika gut, die Informationen über BibCamp irgendwie zu bündeln. (Gr) 
•  Zu Dokumentaion: Die Moderatoren verpflichten, direkt nach der Session eine kurze Zusammenfassung abzuliefern:

     a)      schriftlich in ein paar Sätzen/Punkten oder

     b)      mündlich als Audio oder

     c)      visuell als Grafik z.B. Mind Mapping

     die auch sofort in Wiki veröffentlicht wird (Vorschlag von Patrick und mir - Gr)

Catering

Essen

Das Essen haben wir zum größten Teil über eine Cateringfirma liefern lassen.

Die Hörnchen und Croissants haben wir selbst vom Bäcker abgeholt, Preis für alles zusammen: ca. 400€.

Obst und Kekse habe wir beim Supermarkt gekauft, Kosten ca. 130€.

Freitagnachmittag:

Quarkhörnchen (Bäcker), 320 Stück

Obst (Supermarkt) ca. 20kg Äpfel und 12kg Bananen

Kekse (Supermarkt), 20 Tüten Bahlsenkeksmischung

Freitagabend (Social Event):

belegte Brötchen (Caterer), 600 Stück

Samstagmorgen:

Croissants (Bäcker), 320 Stück

Obst, Kekse (Reste vom Freitag)

Samstagmittag:

Suppen (Gemüsesuppe + Linsensuppe), für 150 Teilnehmer

Belegte Brötchen 300 Stück

Wir sind bei der Kalkulation von der Gesamtteilnehmerzahl ausgegangen, da nicht alle angemeldeten Teilnehmer da waren, hatten wir insgesamt zu viel Essen und viel zu viel Getränke.

Bei den Hörnchen und den Croissants hatten wir pro Teilnehmer je 2 Stück kalkuliert, das war zu viel. Realistischer wäre 1-1,5 pro Teilnehmer.

Bei den Brötchen haben wir am Freitag 600 Stück (Brötchenhälften) bestellt, das war viel zu viel, da nicht alle Teilnehmer zum Social Event geblieben sind, hätten dort auch 400 Stück gereicht.

Am Samstag haben wir noch Frühstücksbeutel gekauft und die restlichen Brötchen, Croissants und Hörnchen als „Care-Pakete“ für unterwegs eingepackt und an die Teilnehmer verteilt. Dadurch hatten wir am Samstag so gut wie kein Essen übrig.

Die Suppen hatte der Caterer gut kalkuliert, dort war nicht viel übrig.

Getränke

Die Getränke haben wir auf Kommission beim Getränkehandel bestellt, das war auch gut, da wir am Ende viel übrig hatten. Bei der Firma haben wir auch 14 Stehtische, 3 Kaffeemaschinen und 8 Thermoskannen bestellt. Außerdem haben wir dort auch Kaffee (15 Pfund), Tee (15 Pakete), Zucker, Kaffeefilter und Milch (24 Liter) bestellt. Das ist zwar teurer als im Supermarkt, aber für uns war es weniger Arbeit.

Beim Kaffee hätten 8 Pfund gereicht, Tee 6 Pakete, Milch 14 Liter.

Übersicht bestellte Getränke

12 Fruchtgold Apfel klar 6/1,00

12 Fruchtgold Orangensaft 6/1,00

15 Extaler Mineralquell 12 x 1,0 l PET

10 Extaler Mineralquell Naturell 12/1,00

5 Bionade Holunder 24/0,33

5 Bionade Ingwer-Orange 24/0,33

6 Coca Cola 12/1,00

6 Coca Cola Light 12/1,00

6 Beck's Gold 24/0,33

6 Beck's Pilsener 24/0,33

3 Jever Fun 24/0,33

30 Flaschen Chianti 0,7

Wir hatten bei allen Getränken viel zu großzügig kalkuliert.

Tatsächlich verbraucht wurden:

2 Fruchtgold Apfel klar 6/1,00

3 Fruchtgold Orangensaft 6/1,00

2 Extaler Mineralquell 12 x 1,0 l PET

3  Extaler Mineralquell Naturell 12/1,00

5 Bionade Holunder 24/0,33

5 Bionade Ingwer-Orange 24/0,33

1 Coca Cola 12/1,00

2 Coca Cola Light 12/1,00

3 Beck's Gold 24/0,33

5 Beck's Pilsener 24/0,33

1 Jever Fun 24/0,33

6 Flaschen Chianti 0,7

Die Anlieferung der Getränke sollte rechtzeitig erfolgen, bei uns hat sich die Firma stark verspätet, es wurde dann dadurch etwas stressig. Es dauert bei der Menge an Getränken eine Weile bis alles abgeladen und in den 2.Stock transportiert ist.

Wir hatten einen Raum als Cafeteria eingerichtet, das war eine sehr gute Idee. Dort konnten sich alle selbst bedienen, sich treffen und austauschen. Wir haben einen Großteil der Getränke dort direkt gelagert, die anderen hatten wir in einem der nicht benutzten Seminarräume. Für das Kaffeekochen hatten wir eine studentische Hilfskraft, das war sehr praktisch. Von einer Küche im 4.Stock aus wurde dann immer für genügend Kaffee und heißes Wasser gesorgt.

Die Fachhochschule hatte uns 8 Studierende als Hilfskräfte zur Seite gestellt, das war für uns eine große Erleichterung. Besonders der Auf- und Abbau ging so sehr schnell voran. Auch zwischendurch waren immer einige der Studierenden eingespannt (EDV, Cafeteria- und Registrierungstischbetreuung). Da die meisten Studierenden des Fachbereich Informationsmanagement waren, konnten sie sich dann, wenn sie nicht gebraucht wurden, auch einige Sessions angucken.

Die Aufstockung des Orga-Teams während der Veranstaltung kann ich nur empfehlen, so war es für uns um einiges entspannter.

Räumlichkeiten

An der Fachhochschule Hannover haben wir genügend Räume bekommen, die sich auf einer Etage befanden. Das war ein großer Vorteil, da so alles nah beieinander war, die Teilnehmer sich immer wieder schnell über den Weg gelaufen sind und für uns die Wege nicht so weit waren. Ursprünglich wollten wir das BibCamp an einem Tag in der FH, am zweiten an der Uni Hannover stattfinden lassen. Auf Grund des großen logistischen Aufwandes und unzufriedenstellender Räumlichkeiten an der Uni sind wir davon wieder abgewichen. Das war auch sehr gut so, alles andere wäre enorme Mehrarbeit gewesen.

Die technische Ausstattung war in fast allen Räumen vorhanden, wir hatten zur Sicherheit noch 3 mobile Beamer dabei.

Zum Kaffee- und Heißwasserkochen war eine Küche vorhanden. Neben den Räumen für die Sessions hatten wir je einen Raum für: Cafeteria, Garderobe, Getränkelagerung.

Alle haben die Räume gelobt, mehrere aber haben sich darüber beklagt, dass der Veranstaltungsort so weit außerhalb der Stadt lag. (Gr)

Organisation

•  Rechtzeitig mit der Organisation anfangen, wir haben im Juli 2009 angefangen uns zu treffen.
•  Regelmäßige persönliche Treffen des Orga-Teams sind sinnvoll.
•  Eine Online-Plattform für den Austausch finden, wir haben uns nach einiger Zeit für Basecamp entschieden.
•  Sehr hilfreich war der Ablaufplan, den wir ca. 2 Monate vor dem BibCamp entwickelt haben. Dort waren alle Aufgaben vor, während und nach der Veranstaltung aufgelistet (jeweils mit Verantwortlichen und Stand). An diesem Ablaufplan konnten wir uns sehr gut orientieren. Das Basecamp dafür nicht so gut geeignet war haben wir das Ganze als Wordtabelle, bzw. später für die Veranstaltung als Exceltabelle angeleg
•  Die Aufgaben vorher wurden dann von Einzelnen oder in Kleingruppen erledigt und der Stand der Dinge dem gesamten Orga-Team entweder online oder bei den Treffen präsentiert. Die Treffen haben ca. 2-2,5 Stunden gedauert, es ist gut, wenn man sich vorher jeweils überlegt, was die Tagesordnungspunkte sind. Ein Protokoll ist auch nicht schlecht.
•  Das BibCamp ist ja eine eher lockere Veranstaltung, die Organisation war bei uns trotzdem ziemlich straff. Es war aber gut, vorher an möglichst alles zu denken und zu planen, so lief für uns das BibCamp einigermaßen entspannt ab.

   

•  Während des BibCamps waren wir ziemlich viel und lange auf den Beinen. Wenn man es sich leisten kann, sollte man an dem Montag danach freinehmen, um sich zu erholen.